intra-martがOCRとRPAをつなぎ3割近くの業務負荷軽減
FAX注文書の自動取り込みから納期自動回答を実現

トーソー株式会社様

インテリア製品の企画、製造、販売を主業務とするトーソー。同社では、特定のあるユーザーからの注文書や仕様書(詳細オーダー)のやり取りにおいてコードの違いから提供されるデータを生かせず、いったん紙に出力して受注を担当するメンバーが打ち直していた。しかし、注文数の拡大で人手に頼る対応が困難になってきたことから、処理の効率化を目指して、NECネクサソリューションズ株式会社(以下、NEXS)が提案した「intra-mart」を核に、OCR、RPAを組み合わせた受注効率化システムを構築。EDIデータとFAX注文書をOCRで読み取ったデータとを紐づけて処理し、納期などの情報をRPAで自動回答する仕組みを実現。OCRの高い認識率により、最終的には業務負荷を3割近く軽減できる見込みという。同社では、今回のRPA導入の経験を活用して、他業務における業務効率化にも役立てていく方針だ。

課題

コードの違いで注文書を打ち直し、人手に頼る処理が限界を迎える

トーソーは、インテリア製品の企画、製造、販売を主要な事業とし、一般家庭向けから、ホテルなどの法人向け製品も幅広く展開している。特に、独創的な製品展開、デザインを強みとして新製品を多く生み出しており、カーテンレールで国内No.1の約50%シェアを誇っている。

同社では、あるユーザーからの注文書や仕様書(詳細オーダー)の処理で課題を抱えていた。そのユーザーが使用しているコードと自社のコードがまったく合わなかったことから、データで注文書などの提供を受けながらも、それを生かすことができず、わざわざ紙に出力して受注を担当するメンバーが手作業で打ち直していたのである。7、8年前までは人手に頼った処理でもこなせていたが、注文数が年々拡大。他部署の応援などにより増員して対応していたものの、それが2、3年前から難しくなってきていた。

情報システム室長兼管理課長のK.W. 氏は次のように振り返る。「そのお客様だけで、複数人の担当者が専任で入力作業を担当していました。受注書は週末など休日にも届くため、月曜日に処理が集中して、多い時には週中の1.5倍にも達します。そのため、受注のピーク時にはさらに増員して対応していましたが、処理が追い付かないケースも出てきました」。

情報システム室長 兼 管理課長 K.W. 氏
情報システム室長 兼 管理課長
K.W. 氏

処理できないものは、バックオーダーとして翌日に回る。そのユーザーについては、基本的にオーダーを受けてから2日後に出荷する約束となっており、処理の遅れが会社としての信頼を損ねることにもなりかねない。

「特に、ゴールデンウイークなど、まとまった休暇後の処理は数倍へと一気に増加します。そのため、これ以上、同様の方法を継続していくと、処理に限界がくると考えていました。人手をピーク時に合わせて常に確保するとなれば、コスト面で大幅に効率を落としてしまいます。そこで、処理の効率化を目指して、2017年末頃より本格的にシステム化を検討することになりました」とK.W. 氏は語る。

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基本情報

トーソー株式会社

所在地
東京都中央区新川1丁目4番9号
設立
1949年9月
事業内容
インテリア製品の企画、製造、販売。東京装備工業として設立し、1972年にトーソー株式会社に商号変更。東京証券取引所市場第二部上場。
URL

導入パートナー NECネクサソリューションズ株式会社

当社はOCR、RPA、業務プロセス(BPM)のほか、ERPなどの基幹系まで数多くの製品やサービスを取り扱っており、ソリューションの提案力とそれを実現する技術力に強いと自負しています。今回のトーソー様の受注効率化システムの開発では、OCR、RPAといった単なる個別システムの観点ではなく、組み合わせた際にトーソー様の業務がいかにスムーズに業務が運べるようになるかという、全体最適の観点から提案をしました。

現在も、受注効率化システムの完成度を高めるべく、トーソー様と密にコミュニケーションをとって開発に取り組んでいます。さらにトーソー様がintra-martを全社の共通基盤として活用するためのお手伝いをさせていただきたいと考えています。

営業戦略部 共通ソリューション推進部 マネージャー 大島 洋之 氏
営業戦略部
共通ソリューション推進部
マネージャー
大島 洋之 氏
製造・装置ソリューション事業部 第一営業部 マネージャー 松田 謙佑 氏
製造・装置ソリューション事業部
第一営業部
マネージャー
松田 健佑 氏
製造・装置ソリューション事業部 第一営業部 上村 智美 氏
製造・装置ソリューション事業部
第一営業部
上村 智美 氏

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